Nos hemos acostumbrado tanto al correo electrónico que hemos olvidado que su base de funcionamiento es la del correo tradicional.
La comunicación es la misma, aunque varíe el medio; esto es, un emisor envía un mensaje a un receptor.
Así que para explicar porqué alcanzamos los límites de nuestro e-mail, vamos a usar el símil del correo postal.

Nuestro e-mail es un buzón (electrónico, o virtual, pero un buzón). Cuando el cartero (Internet) nos trae las cartas (e-mails), las deposita en nuestro buzón. Evidentemente, el buzón tiene una capacidad limitada, igual que el buzón de casa.
Si en lugar de acudir con frecuencia al buzón a retirar las cartas, para dejar espacio libre, lo que hacemos es ir al buzón, leerlas, y volver a dejarlas en el buzón, éste acabará llenándose. Eso es lo que hacemos cuando usamos el servicio webmail o el protocolo IMAP desde nuestro ordenador: estamos leyendo las cartas en el buzón, pero no las quitamos ni las borramos, sólo las leemos y las volvemos a dejar ahí.

Evidentemente, cuantas más cartas recibamos, o más grandes sean, o más tardemos en eliminarlas, antes se llenará nuestro buzón.

La solución: pues hay varias; a escoger:

1º.- Usar sólo el servicio webmail cuando no podamos utilizar el cliente de correo (outlook, livemail, thunderbird....) de nuestro ordenador.

2º.- Si usamos el servicio webmail, consultarlo con la frecuencia debida y borrar Y ELIMINAR los correos que ya hemos leído.

3º.- Evitar el uso del protocolo IMAP en los clientes de correo (outlook, livemail, thunderbird...). Usar el protocolo POP3

4º.- Evitar el uso de la función "mantener copia del correo en el servidor durante X días" que le brindan los programas de correo.

5º.- Contratar más espacio. Esta solución, si no se observan las medidas anteriores, no dejará de ser un parche, porque por muy grande que sea el buzón, si no se elimina su contenido, acabará llenándose más tarde o más temprano.

**Y ahora, póngase en el caso**: imagíneses que durante un mes, usted no retira las cartas, la publicidad, etc del buzón de su casa. Pues para el caso, el email es lo mismo ;)

Nos hemos encontrado casos de clientes que protestaban porque no entendían cómo podían no tener espacio en su correo, y al comprobar la incidencia encontrarnos con MILES (sí, si, miles) de correos almacenados desde hacía incluso años.

Pensemos... si algo se llena, será porque algo que lo está ocupando no se está vaciando. Lógica pura ;)